Newsletter hotel: acquisire indirizzi email dalle prenotazioni

In un recente articolo ho scritto alcune linee guida da seguire per cominciare a creare una newsletter per hotel, l’argomento è molto vasto e in base ad alcuni commenti che mi sono pervenuti tramite email, ho deciso di riprendere l’argomento trattando in dettaglio come fare per creare una lista email in modo corretto attraverso i contatti che provengono dalle prenotazioni.
E’ importante precisare che una lista email può avere diverse finalità, per questo motivo è utile creare diverse liste email a cui le persone potranno iscriversi per ricevere determinati tipi di comunicazione.

Acquisizione email dal form di richiesta prenotazione del soggiorno

Quando c’è una richiesta di prenotazione online, l’hotel entra automaticamente in possesso di nome e indirizzo email, sfruttare la relazione che c’è al momento della prenotazione è utile per aumentare gli iscritti alla newsletter.

Quando nel form di prenotazione c’è il box per l’iscrizione diretta alla newsletter:
Nel form di prenotazione che le persone compilano per rilasciare i propri dati al fine del soggiorno in hotel, si potrebbe inserire un flag non preselezionato indicando sempre nell’informativa la finalità del trattamento, dove invitiamo le persone ad iscriversi alla nostra newsletter, in questo caso avremo il consenso esplicito. Per l’iscrizione alla newsletter io consiglio il metodo Double Opt-in, dove l’utente deve confermare l’iscrizione cliccando sul link nella email  di conferma.

Quando il form di prenotazione non ha un box per richiedere l’iscrizione alla newsletter:
Per motivi tecnici del software di booking engine o scelta strategica, nei casi in cui nel form di prenotazione non è presente il box per la richiesta di iscrizione alla newsletter, è possibile inviare una email di richiesta iscrizione alla newsletter estraendo nome e indirizzi email dalle prenotazioni ricevute.
L’importante è comunque indicare le finalità nell’informativa obbligatoria per la prenotazione, inoltre, nella richiesta di iscrizione non devono essere presenti messaggi pubblicitari di alcun tipo, dovrà essere solo un semplice invito a iscriversi ala lista per la ricezione della newsletter.

Quando parliamo di email, parliamo di dati personali, e pertanto è importante comprendere bene il funzionamento della legge vigente per fare in modo che i dati raccolti siano trattati correttamente nel rispetto delle persone con cui decideremo di entrare in contatto.
E’ per questo motivo che per dare valore all’articolo e fornire risposte chiare, ho deciso di interpellare due persone esperte nei rispettivi campi, che si sono prestati a fornire la loro opinione tecnica.
Parlo di Nazzareno Gorni, esperto di email marketing e CEO di MailUp che ci ha fornito il suo parere tecnico e l’Avv. Martina Chiello dello Studio Legale internazionale Giambrone che ci ha fornito il suo parere legale in merito.

Nazzareno Gorni

Posto che venga notificata l’informativa corretta in quel momento, oltretutto c’è anche una relazione di business certa (cliente-fornitore). Quindi l’invio della newsletter non sarebbe giusto, perchè è una finalità diversa che richiede un consenso separato, ma l’invio di un invito occasionale all’iscrizione alla newsletter mi pare legittimo.

Avv. Martina Chiello

Ai sensi della legge sulla privacy (D.lgs. n. 196/2003), chi intende trattare dati personali altrui, deve prima fornire agli interessati delle specifiche informazioni.

Ciò avviene tramite l’informativa, la quale consiste in una comunicazione rivolta all’interessato e finalizzata ad informarlo. Sulla scorta delle considerazioni sopra esposte, si manifesta che nel caso specifico vi sia la necessità di inserire nel corpo dell’informativa di cui trattasi anche la sezione dedicata all’informativa sulla privacy del sito web, che va in particolare suddivisa in due clausole di seguito indicate:

– raccolta passiva di informazioni sui servizi offerti sul sito, ove si specifica che si utilizzano dati di navigazione solo per fini statistici come dati aggregati;

– raccolta attiva di informazioni sul sito web, ove si specifica che i dati pervenuti tramite il modulo contatti e-mail del sito Web vengono utilizzati esclusivamente per rispondere alle richieste degli utenti e non per altri scopi e che tali dati non vengono conservati.

Alla luce di quanto emerso, appare palese la necessità di un’attenta disamina dell’informativa da Voi utilizzata al fine di appurarne la conformità ai sensi della normativa di riferimento e l’eventuale necessita’ di modifica o inserimento di clausole ulteriori in guisa da consentire l’utilizzo della mailing list recensita dall’ hotel per fini differenti rispetto a quelli legati alla prenotazione, in quanto l’accettazione da parte del cliente del trattamento dei dati personali copre solo tale attività e non consente anche l’utilizzo dei dati per finalità differenti, fermo restando quanto indicato nell’informativa, con la necessità pertanto dell’aggiunta di un’ulteriore flag e di un’eventuale revisione della normativa

Semplificando il tutto:

a) iscrizione diretta alla newsletter
  L’invio diretto della newsletter non è lecito senza il flag, perché richiede un consenso separato
  è possibile farlo solo inserendo un altro flag – non preselezionato – per l’iscrizione alla newsletter al momento della prenotazione.
IN PRATICA: Devi inserire anche il flag per accettazione diretta della newsletter.

b) invito a iscriversi dopo la prenotazione/soggiorno
  L’invio della richiesta iscrizione non deve contenere messaggi commerciali
  Per chi crea una lista temporanea per mandare solo l’invito ad iscriversi alla newsletter – senza che l’utente abbia inserito nessun altro flag oltre quello del consenso obbligatorio per la prenotazione – basta scriverlo nell’informativa obbligatoria per la prenotazione che noi possiamo inviare una email di richiesta iscrizione.
IN PRATICA: Non inserimento del flag separato ma inserimento nell’informativa per permettere di inviare l’invito alla lista temporanea a sottoscrivere la newsletter, posto che se non accettano l’invito non si potrebbero più contattare. 

Conclusioni

Il presente articolo vuole essere solo uno spunto alle tante possibilità per la raccolta di nuovi indirizzi email, è importante precisare che per operare correttamente e nel rispetto della privacy, è utile confrontarsi sempre con un Legale esperto in materia prima di cominciare a trattare qualsiasi dato.

Se vuoi lascia pure un commento per aggiungere la tua opinione in merito.

Salvatore Fabozzo

Consulente web marketing, creo strategie per settore travel, e-Commerce e liberi professionisti.

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